Arbeta i en pågående chatt
När du accepterat chatten öppnas ett nytt arbetsfönster – likt ett vanligt kundärende. Du ser all kommunikation med kontaktpersonen, samt en rad funktioner som du kan använda under samtalet.
Till vänster ser du själva chattkonversationen, och nedanför skriver du dina svar. Du ser också vem du chattar med och får tillgång till olika stödverktyg via funktionsknappar.
I fönstret kan du:
Se kontaktpersonens namn och organisationsuppgifter.
Skriva svar i nedre textrutan.
Använda snabbkommandon (t.ex. snabbsvar).
Konsultera en kollega.
Skicka chatten vidare.
Skapa en anteckning kopplad till chatten.
Skapa eller koppla ett ärende.
Be om hjälp av en kollega i chatten
Om du behöver stöd under ett chattärende kan du enkelt konsultera en kollega direkt i verktyget. Funktionen gör det möjligt att diskutera internt utan att lämna chatten eller skapa extra steg.
Så gör du:
Klicka på funktionsknappen Konsultation.
Sök fram en tillgänglig kollega (systemet visar bara de som är online).
Starta internkonsultationen direkt i fönstret.
Skicka chatten vidare till en annan kö
Om ärendet egentligen tillhör ett annat område – till exempel en annan avdelning eller ett specialteam – kan du enkelt vidarebefordra chatten till en annan kö.
Så gör du:
Klicka på funktionsknappen Skicka vidare.
Sök fram rätt kö i listan.
Klicka på könsnamnet för att skicka vidare chatten.
Skapa eller koppla ett ärende till chatten
Om du inte kan svara direkt, eller om ärendet kräver uppföljning, kan du skapa ett kundärende direkt från chatten. Du kan också koppla chatten till ett redan befintligt ärende.
För att skapa ett nytt ärende:
Klicka på Nytt kundärende i chattfönstret.
Fyll i formuläret.
Klicka på Spara – ärendet kopplas automatiskt till chatten.
För att koppla till ett befintligt ärende:
Sök upp ärendet med ärendenummer.
Koppla det till chatten – så dyker konversationen upp i tidslinjen.
Göra anteckning i chatten
Du kan skapa en anteckning medan du arbetar i en chatt – t.ex. för att spara viktig information eller påminna dig själv om något som sagts.
Så gör du:
Klicka på funktionsknappen Skapa anteckning.
Skriv din anteckning.
Klicka på Spara – anteckningen läggs till på chatttidslinjen.
Avsluta en chatt
När konversationen är färdig avslutar du chatten med ett klick. Viktigt att veta är att chatten avslutas, men själva formuläret hålls öppet – så att du kan skapa ärenden eller anteckningar i efterhand.
Så avslutar du korrekt:
Klicka på Avsluta uppe till höger i chattfönstret.
När du är helt klar – klicka på krysset i fliken för att stänga den.