Vad är en e-postmall?
En e-postmall är en färdig formulerad text som används för att snabbt och enhetligt svara på återkommande frågor eller situationer via e-post. I Customer Service-modulen kan du skapa mallar som innehåller både fast text och dynamiska fält, till exempel förnamn eller ärendenummer, som automatiskt fylls i med information från ett specifikt ärende.
Syftet med e-postmallar är att:
Spara tid genom att slippa skriva samma svar om och om igen.
Säkerställa enhetlig kommunikation ut mot medlemsföretagen.
Minska risken för fel genom att information hämtas automatiskt från systemet.
Mallarna kan infogas manuellt i ett svarsmejl, eller dyka upp automatiskt beroende på hur de används.
Skapa e-postmallar i Customer Service
För att skapa en egen e-postmall, börja med att gå till Konfiguration. Det gör du genom att klicka på hamburgermenyn (uppe till vänster) och ändra från Ärendehantering till Konfiguration. I menyn som då visas, välj E-postmallar.
Klicka på Ny och sedan på Skapa för att påbörja en ny mall. Namnge mallen, sätt behörighet till Egen, välj kategori Ärende och språk Svenska. Tryck därefter på Skapa.
I formuläret som öppnas kan du lägga till en beskrivning (för att förstå vad mallen används till) och ett ämne som visas i e-postens ämnesrad.
Gå sedan till fliken Redigerare. Klicka på plustecknet i mitten och välj Text för att börja skriva innehållet i mallen.
Du kan nu skriva den text du vill ha, formatera med olika typsnitt och storlekar – och även infoga bilder.
Vill du infoga dynamisk text, som t.ex. kontaktpersonens namn eller ärendenummer, klickar du på Infoga dynamisk text i menyraden. Du får då välja Posttyp (exempelvis Kontaktperson) och Fältnamn (t.ex. Förnamn). Du kan även lägga till en reservtext som visas om ingen data finns.
Innan du sparar, byt ägare så att mallen blir tillgänglig för teamet. Klicka på pilen vid fältet Ägare, ta bort dig själv och sök upp rätt team.
Spara och stäng – din mall visas nu i listan!